Regulamin świadczenia usług

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usług w systemie FoxTMS i stanowi integralną część Umowy.
2. Usługodawcą jest eVotis Patryk Kasuła, ul. Józefa Wybickiego 102A, 87-100 Toruń, NIP 9562380857, REGON 524151696, e-mail: office@evotis.pl, działający pod marką FoxTMS.
3. Usługi są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców i jednostek organizacyjnych korzystających z nich zawodowo. Osoba tworząca konto oświadcza, że jest umocowana do działania w imieniu Klienta.
4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w formie umożliwiającej jego zapisanie i wydrukowanie.

Definicje

System — oprogramowanie SaaS FoxTMS; Klient — podmiot zawierający Umowę; Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta; Konto — wydzielony dostęp do Systemu; Plan — wariant modułów, limitów i ceny; Umowa — umowa o świadczenie Usług.

§ 2. Rodzaj i zakres Usług

1. Zakres zależy od Planu i może obejmować zlecenia transportowe, kontrahentów, faktury i KSeF, FoxMail, raporty, GPS i flotę, tracking, kadry, komunikację, automatyzacje oraz funkcje AI.
2. Oferta indywidualna i pisemne uzgodnienia mają pierwszeństwo przed ogólnym opisem marketingowym.
3. Usługodawca może rozwijać interfejs i zastępować funkcje równoważnymi, o ile nie pozbawia Klienta zasadniczej funkcjonalności opłaconego Planu.
4. System jest narzędziem wspomagającym. Nie świadczy usług prawnych, podatkowych, księgowych, kadrowych ani transportowych i nie zastępuje weryfikacji przez Klienta.

Wymagania techniczne

Wymagane są: aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, cookies i HTTPS, Internet oraz aktywny e-mail. Wybrane moduły wymagają danych dostępowych do SMTP/IMAP, KSeF, GPS lub innych usług.

§ 3. Zawarcie Umowy i Konto

1. Formularz rejestracyjny jest zaproszeniem do kontaktu i nie zawiera automatycznie Umowy. Umowa zostaje zawarta po akceptacji oferty i uruchomieniu odpłatnego Konta, chyba że strony ustalą inaczej.
2. Usługodawca może odmówić utworzenia Konta w razie nieprawdziwych danych, ryzyka nadużycia, konfliktu prawnego, sankcyjnego albo zagrożenia bezpieczeństwa.
3. Klient odpowiada za dane, działania Użytkowników, role i uprawnienia oraz odebranie dostępu osobom nieuprawnionym.
4. Dane logowania są poufne; kont osobistych nie wolno współdzielić. Podejrzenie przejęcia Konta należy niezwłocznie zgłosić.
5. Okres próbny nie zobowiązuje Usługodawcy do zawarcia późniejszej Umowy. Po jego zakończeniu Konto może zostać ograniczone, jeśli strony nie uzgodnią współpracy.

§ 4. Plany, rozliczenia i płatności

1. Ceny, okres rozliczeniowy, limity i termin płatności wynikają z oferty lub zamówienia. Ceny są netto, chyba że wskazano inaczej.
2. Klient zgadza się na faktury elektroniczne przesyłane na wskazany e-mail.
3. Za opóźnienie mogą zostać naliczone odsetki ustawowe w transakcjach handlowych i prawnie należne koszty odzyskiwania należności.
4. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty Usługodawca może ograniczyć lub zawiesić odpłatne funkcje. Przy pilnym zagrożeniu bezpieczeństwa lub danych zawieszenie może nastąpić od razu, z niezwłocznym powiadomieniem.
5. Zawieszenie wynikające z winy Klienta nie zwalnia z płatności za okres obowiązywania Umowy.

§ 5. Dozwolone korzystanie i zakazy

1. Klient korzysta z Systemu zgodnie z prawem, Umową, przeznaczeniem i zasadami bezpieczeństwa.
2. Zabronione są w szczególności: treści bezprawne, spam, phishing, oszustwa, naruszanie praw osób trzecich, obchodzenie zabezpieczeń lub limitów, nieautoryzowane testy, złośliwy kod, nadmierne automatyczne obciążanie, odsprzedaż dostępu bez zgody, podszywanie się oraz użycie w celu naruszenia sankcji lub prawa.
3. Nie wolno kopiować, dekompilować, odtwarzać kodu ani budować produktu konkurencyjnego na podstawie niepublicznych elementów FoxTMS, poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi prawem.
4. Klient odpowiada za legalność wprowadzonych danych, dokumentów i adresów e-mail oraz podstawę prawną ich przetwarzania.

§ 6. Dane, prywatność i bezpieczeństwo

1. Klient zachowuje prawa do swoich danych i upoważnia Usługodawcę do ich technicznego przetwarzania w zakresie realizacji Umowy, zabezpieczenia, kopii i wsparcia.
2. Gdy Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, strony zawierają umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO. Klient pozostaje administratorem danych swojej działalności.
3. Usługodawca stosuje adekwatne zabezpieczenia, lecz nie istnieje system całkowicie wolny od ryzyka.
4. Klient wykonuje eksport kluczowych danych zgodnie z własnymi procedurami. Kopie techniczne nie zastępują jego obowiązków archiwizacyjnych i księgowych.
5. Usługodawca może wykorzystywać statystyki zanonimizowane lub zagregowane, które nie identyfikują Klienta ani osób fizycznych.

§ 7. Integracje, KSeF, poczta, GPS i AI

1. Funkcje zewnętrzne mogą być opóźnione lub niedostępne wskutek awarii, limitów, zmian API, blokad lub błędnej konfiguracji dostawcy albo Klienta.
2. Usługodawca nie odpowiada za usługi zewnętrzne w zakresie przyczyn pozostających poza jego kontrolą.
3. Klient weryfikuje status wysyłki KSeF i poczty, dane GPS, tłumaczenia oraz wyniki AI. Komunikat Systemu nie zastępuje urzędowego potwierdzenia ani profesjonalnej oceny.
4. Klient nie wprowadza do AI danych, których nie może ujawniać, i sam ocenia poprawność wyniku.

§ 8. Dostępność i utrzymanie

1. Usługodawca dokłada zawodowej staranności, lecz nie gwarantuje nieprzerwanej ani bezbłędnej dostępności, chyba że odrębne SLA stanowi inaczej.
2. Przerwy mogą wynikać z konserwacji, aktualizacji, awarii, zagrożeń bezpieczeństwa, hostingu lub siły wyższej. Istotne planowane prace będą w miarę możliwości komunikowane wcześniej.
3. Poprawki bezpieczeństwa mogą być wdrażane niezwłocznie, a zagrożone funkcje czasowo ograniczane.

§ 9. Prawa własności intelektualnej

1. FoxTMS, kod, interfejs, dokumentacja, oznaczenia i materiały należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
2. Klient otrzymuje na czas Umowy ograniczone, niewyłączne i nieprzenoszalne prawo dostępu na własne potrzeby zawodowe w granicach Planu.
3. Uwagi rozwojowe przekazane bez zastrzeżenia poufności mogą być używane do ulepszania Systemu, bez przejmowania praw do danych Klienta.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych z poniższymi ograniczeniami dopuszczalnymi między przedsiębiorcami.
2. Nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę reputacji, decyzje biznesowe, błędy danych Klienta, działania Użytkowników ani niewykonanie obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych lub archiwizacyjnych przez Klienta.
3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy w okresie 12 miesięcy jest ograniczona do wynagrodzenia netto faktycznie zapłaconego za 3 miesiące poprzedzające zdarzenie. Limit nie dotyczy szkody umyślnej ani przypadków wyłączonych przez bezwzględnie obowiązujące prawo.
4. Klient powinien zgłosić zdarzenie i rozsądnie ograniczać szkodę. Odpowiedzialność nie obejmuje skutków możliwych do uniknięcia przez stosowanie instrukcji, eksport danych lub prawidłową konfigurację.

FoxTMS nie jest stroną umów transportowych, spedycyjnych, pracowniczych ani rozliczeń Klienta i nie odpowiada za ich wykonanie przez Klienta lub jego kontrahentów.

§ 11. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

1. Umowę bezterminową każda strona może wypowiedzieć z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, chyba że oferta przewiduje inny, równy termin.
2. Usługodawca może wezwać do usunięcia naruszenia w terminie co najmniej 7 dni, a po jego bezskutecznym upływie zawiesić Konto lub rozwiązać Umowę.
3. Natychmiastowe zawieszenie lub rozwiązanie jest możliwe przy poważnym naruszeniu: działaniu bezprawnym, oszustwie, ataku, naruszeniu bezpieczeństwa, podszywaniu się, spamu, naruszeniu własności, zagrożeniu danych innych klientów, użyciu Systemu do wyrządzenia szkody lub odmowie współpracy przy krytycznym zagrożeniu.
4. Podstawą reakcji może być bezprawne naruszanie dobrego imienia FoxTMS lub Usługodawcy, zwłaszcza podszywanie się pod markę, groźby, nękanie, spreparowane materiały albo uporczywe rozpowszechnianie informacji, o których autor wie, że są nieprawdziwe, jeśli grozi to istotną szkodą. Nie stanowi naruszenia rzeczowa krytyka, negatywna opinia oparta na rzeczywistych doświadczeniach, reklamacja, zgłoszenie do organu ani dochodzenie praw.
5. Usługodawca bierze pod uwagę charakter, skalę, powtarzalność i skutki naruszenia. Jeżeli bezpieczeństwo i prawo na to pozwalają, podaje powód i umożliwia przedstawienie stanowiska.
6. Po zakończeniu Umowy Klient może w ciągu 14 dni poprosić o dostępny technicznie eksport. Po 30 dniach dane operacyjne mogą zostać usunięte, z wyjątkiem danych wymaganych prawem, potrzebnych do obrony roszczeń i rotacyjnych kopii.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamację należy wysłać na office@evotis.pl, podając firmę, kontakt, opis, czas zdarzenia, oczekiwane rozwiązanie i dowody.
2. Usługodawca odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 30 dni, i może poprosić o informacje potrzebne do rozpoznania sprawy.
3. Zgłoszenie krytyczne należy oznaczyć w tytule „PILNE — BEZPIECZEŃSTWO”.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Zmiana może wynikać ze zmiany prawa, decyzji organu, rozwoju funkcji, bezpieczeństwa, technologii, dostawców, rozliczeń lub potrzeby doprecyzowania.
2. Klient zostanie poinformowany na trwałym nośniku co najmniej 14 dni wcześniej, a o zmianie istotnej — 30 dni wcześniej, chyba że wcześniejsze wdrożenie wymusza prawo lub pilne zagrożenie.
3. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza sytuację Klienta, może on wypowiedzieć Umowę do dnia jej wejścia w życie bez opłat za późniejszy okres.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Stosuje się prawo polskie. Strony najpierw podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu.
2. Spory między przedsiębiorcami rozpoznaje sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
3. Nieważność części Regulaminu nie narusza pozostałych postanowień; nieważne postanowienie zastępuje się rozwiązaniem zgodnym z prawem i najbliższym jego celowi.
4. Indywidualna Umowa, oferta lub umowa powierzenia może regulować wybrane kwestie odmiennie i ma wtedy pierwszeństwo.
5. Regulamin obowiązuje od 17 sierpnia 2026 r..